1 - Werken bij de VUB

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel.

Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral  mensen die 100% hun authentieke zelf zijn.

Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de  grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als faculteitssecretaris sta je in voor de administratieve leiding en organisatie van de faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie, dit onder de verantwoordelijkheid van de decaan en in overleg met de facultaire beleidsorganen.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie, planning en werking van het faculteitssecretariaat;

• Daarnaast geef je dagelijkse leiding aan de 7 medewerkers (profielen administratief medewerker, administratief deskundige, beleidsmedewerker) van het faculteitssecretariaat;

• Je ondersteunt de Decaan en de beleidsorganen van de faculteit op beleidsmatig en administratief vlak en je bent verantwoordelijk voor de communicatiedoorstroming tussen het faculteitssecretariaat en de bevoegde organen;

• Je informeert en overlegt met de Decaan, met wie je een 'tandem' vormt.

• Je woont facultaire en universitaire vergaderingen bij, rapporteert hierover en staat mede in voor de uitwerking en uitvoering van beslissingen;

• Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor collega's uit administratieve diensten van de VUB en academisch personeel van de faculteit;

• Je adviseert en ondersteunt belanghebbenden en betrokken binnen de faculteit over beleidsvragen en - thema's op het gebied van reglementen, compliance en procedures;

• Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van personeelszaken (zowel academisch personeel als administratief-technisch personeel) en voor onderwijs- en studentenadministratie;

• Je staat mee in voor het opstellen en tijdig uitvoeren van het facultair beleid(splan) en de actiepunten uit facultaire bestuursorganen.

• Tot slot sta je in voor de financiële opvolging van de werking van het faculteitssecretariaat en het decanaat. Je gaat flexibel om met onverwachte problemen en wisselende arbeidsomstandigheden.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk. 

Aan de faculteit Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie staan de thema’s sport, beweging, revalidatie en kinesitherapie centraal.

Met onze opleidingen vormen we de toekomstige generatie kinesitherapeuten, revalidatiespecialisten en sport- en bewegingswetenschappers. Naast de bachelor- en masteropleidingen Lichamelijke Opvoeding & Bewegingswetenschappen en Revalidatiewetenschappen & Kinesitherapie bieden we ook specifieke postgraduaatsopleidingen aan. Ook voor extra vorming rond E-sports, Cycling Management, Pelvische reëducatie en een duikersopleiding kan je bij ons terecht!

Met ons onderzoek zoeken we naar een optimale manier om:

• recreatieve sporters, atleten, patiënten en specifieke doelgroepen te begeleiden bij (top)sportprestaties

• patiënten te helpen revalideren na blessures, ongevallen, operaties of andere gezondheidsproblemen

• via beweging, voeding, ergonomie en trainingsschema’s gezondheidsproblemen te voorkomen

• de sociale inclusie te vergroten via (georganiseerde) sport

• via robotica en technologie het comfort en de levenskwaliteit van gezonde personen en patiënten te verbeteren.

Welkom bij onze faculteit, welkom bij je toekomst! 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring;

• Je hebt werkervaring in een administratief sturende functie;

• Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands;

• Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS Office) zijn excellent;

• Je bent een echte people manager: je bent in staat een team te motiveren, aan te sturen en te evalueren;

• Je hebt idealiter ervaring met leidinggeven aan medewerkers.

• Tegelijk ben je luistervaardig en dienstbaar t.a.v. studenten en personeel;

• Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie;

• Je bent in staat om tijdig problemen te detecteren en een efficiënte oplossing voor te stellen; 

• Je bent besluitvaardig en doordacht handelend; 

• Je kan vlot 'brandjes blussen';

• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden (qua werkplek, takenpakket en organisatiestructuur);

• Je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker wordt of bij een tegenslag;

• Met je pragmatische ingesteldheid zoek je actief mee naar oplossingen en doe je voorstellen tot optimalisering van de werking;

• Je hebt strategisch inzicht ihkv langetermijnplanning en change management;

• Tot slot stellen je diplomatieke vaardigheden en je kennis van de universiteitsstructuren (op korte termijn te verwerven) je in staat om de vitale schakel te zijn tussen centrale administratie, facultaire structuren, personeel en studenten.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan gradengroep 7, 8 of 9.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken.

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 

• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  

• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 

• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 

• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   

• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 

• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat voor 15 maart 2026 via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, in de week van 23 maart 2026, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. 

Stap 3: Een jobinterview op 30 maart 2026 gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Linde Van Hecke via linde.van.hecke@vub.be  

Vragen over de selectieprocedure?

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.